【エプソン】プリンターのスキャン機能の使い方｜スマホを使用してPDF化する方法も

プリンターと聞くと、紙をコピーしたりただ印刷をする機械といったイメージを持っている方も多いですよね。しかしプリンターができるのはそれらだけではなく、中には『スキャン機能』が搭載されているプリンターもあります。

このスキャンはプリンターに文書を書いた紙をセットし、その文書をPCにファイルとして送る機能を指します。そうすると文書を電子化してPCで利用できるのですが、これがなかなか便利で使いどころもたくさんあります。

この記事では、プリンターでスキャンするメリットやスキャンのやり方、スキャン機能付きのプリンターのおすすめ商品ランキングをご紹介します。人気のエプソンのプリンターやその他人気の商品もご紹介しているのでぜひご覧ください。

プリンターで文書をスキャンする最大のメリットは、やはりPCで内容を確認できる点にあります。pdfをPCで確認しながら同じPCで作業ができるので、作業も文書の確認も一つのPCで完結できるのです。

またスマホもpdfに対応していますから、大きな紙ではなくコンパクトなスマホで文書の確認を行える点もメリットです。

ちなみにスキャン方法によっては、pdfに書かれている文字をテキスト化も可能です。つまりpdfの重要な部分をコピーペーストで他の文書に貼り付けたりと、作業の効率化が望めるのもプリンタースキャンのメリットです。

プリンタースキャンによってpdf化された文書は、PCの｢ファイル｣として認識されます。つまり文書をpdf化して他の人に送れます。その手段も

• メール添付
• SNSツールを用いた添付
• Skypeなどの連絡アプリで添付

など幅が広く、その人の環境に合った方法で送れます。

本来であれば必要人数の分文書を紙にコピーして送る必要がありますが、そういった手間を省略できるのが大きなメリットです。

たとえば文書を読んでほしい人が20人いたとすると、文書を20枚分コピーして渡す必要があります。しかし何回もそれをしてしまうと紙の消費量が恐ろしいものになりますし、プリンターのインクもその分消費してしまいます。

しかし、プリンタースキャンでpdf化した文書なら、配布する手間だけでなく用紙やインクのコストの問題も一気に解決します。また、PCを介して他の人にpdfを送信しても、元の文書化したファイルは手元に残るのでPC上で管理するだけで紛失の心配もありません。

PCで作成した文書であれば問題ありませんが、仮に手書きの文書であった場合文字が細くなるなどして読みづらくなってしまう場合もあります。また全体で10ページの文書であっても、pdf化してPCで確認するとわざわざスクロールしながら読まないといけないのが面倒です。

そのため文書のページ数や文字の正確さによっては、紙に記載されている文書をそのまま読んだ方が読みやすい場合もあります。

プリンタースキャンした文書は｢PCのファイル｣であるゆえに、送信されてもPCやスマホがないと確認できません。何らかの理由でPCやスマホが使えない場合は、使えるようになるまでpdfを見れないのがネックですね。

もしもPCやスマホが使えない期間が長いのであれば、紙に書いてある文書を直接渡した方が早いです。

プリンタースキャンはPCとプリンターを接続して行われます。その際にプリンター側で操作したり、PC側でも操作が必要なので人によっては面倒に感じるかもしれません。またプリンタースキャンの方法が分からない状況だと、完了するまでに時間も掛かってしまうと考えられます。

そのため｢文書を渡す人数が少ない｣かつ｢手渡しで渡せる状況｣であるなら、文書を紙にコピーして渡すのが得策です。

エプソン『EW-052A』では、Windows・Mac両方へのスキャンに対応しています。スキャンソフトウェアのEpson ScanSmartをあらかじめインストールしておきましょう。

1. 原稿台にスキャニングする原稿をセットする
2. PCでEpson ScanSmartを起動する
3. 画面の指示に従ってスキャンを開始する

上記の他にも、EW-052Aの操作パネルからスキャンしてPCに保存する方法もあります。スキャニングしたい文書が多い場合や保存形式が多岐にわたる場合は、Epson Event Managerを使用した操作パネルからのスキャンがおすすめです。

エプソンでは、スマホ・タブレットから写真や文書をプリントできるアプリ『Epson iPrint』をリリースしています。スキャンした文書を取り込みたいスマホ・タブレットにインストールしておけば、スキャン・コピー操作・メモリーカードプリント・オンラインストレージも使用できます。

スマホでスキャンする方法は以下の4ステップです。

1. Epson iPrintを起動して「スキャン」をタップ
2. 原稿台に原稿をセットし、再度スキャンをタップする
3. 読み込んだ原稿がスマホ画面に表示されたら、フォルダアイコンをタップすして保存先を指定
4. 保存形式を「PDF」「JPEG」のどちらかに指定し、保存ボタンをタップする

ADF機能は自動で原稿送りする機能です。たくさんの原稿を印刷する場合、1枚ずつでは非常に手間と時間がかかります。ADF機能が備わっていれば、自動的に1枚ずつ読み込んで印刷してくれるので、いちいち原稿を取り出したりする手間が省けます。

スキャンの場合も同様で、1枚ずつ自動にスキャンをしてくれるため、プリンターにずっと付きっ切りで作業する必要もありません。たくさんの原稿を印刷する機会が多い場合には、非常におすすめの機能です。

スキャナー機能付きのプリンターは、はがきサイズや写真サイズといった小さなものから、A4・A3といった大きなものまで、さまざまなサイズで印刷がかのうになります。自分が使いたいサイズに対応していないと、意外な苦労をする羽目になっててこずる場合も多くなります。

対応サイズの中でも、特に最大サイズは機種によって異なるので、自分が使いたい用紙サイズに対応しているかどうかは必ず確認しましょう。

プリンターの解像度は、どれくらいきれいに印刷できるかを表しています。解像度の数値が高いほど、高画質で鮮明な印刷が可能になります。写真・イラストといった画像類をきれいに印刷したい場合には、この数値のチェックは欠かせません。

A4サイズにきれいに印刷したいなら、1600×1200dpi以上あるものを選ぶのがおすすめです。はがきサイズ程度の小さなサイズに印刷するだけなら、800×600dpi以上でも充分です。

また、スキャナーの方の解像度も重要です。スキャナーの解像度は、文章や写真をどれだけ鮮明に取り込めるのかを表しています。書類など文字だけのものの場合は200～300dpi程度、写真の場合は400～600dpi程度あるものを選べばきれいに取り込めます。

Wi-Fi機能に対応したモデルなら、有線でつながなくてもデータを手軽に送受信できるため、より使い勝手が良くなります。複数のパソコンや、多くの電子機器と無線でつないで使えるのが大きなメリットです。スマホから写真を送って印刷したい場合や、スキャンしたデータをパソコンやスマホに素早く送ったりするなどの使い方も可能です。

使いやすさが格段にアップするので、手軽に使いたい人にほどおすすめしたい機能です。

プリンター業界でとても高いシェアを誇るメーカーのひとつが「エプソン」です。染料インクを使用したモデルが多数あり、写真の印刷が得意なメーカーとしても有名です。シアン・マゼンタ・イエローの染料インクで普通紙でもクリアで鮮やかなカラー印刷ができます。

中でも人気商品の「EW-052A」はインクジェット技術の高さに定評があります。印刷品質を構成するインクドットの1つ1つまで高い品質を誇り、ピジネス文書でも文字や線がシャープで見やすい「くっきりブラック」を実現しています。また、スマホとの連携が簡単なのも魅力です。

文書をプリンタースキャンする際には、もちろんプリンターが必要になります。しかしプリンターは何となく高いイメージがありますよね。プリンターの相場は一般的なもは5,000～9,000円ほどで購入可能です。しかし業務に使うような本格的なプリンターだと、15,000～50,000円ほどします。

時々プリンタースキャンする程度であれば前者で問題ありませんが、業務的にスキャン作業をする場合は後者を選ぶのが得策ですね。

文書をpdf化しても、この時点ではpdfに書かれている文字がPCに｢テキスト｣として判別されません。しかし以下の手順を実践すると、pdf内の文字を検索可能なテキストとして読み込ませられます。利便性が一気に高まるので、ぜひ参考にしてみてください。

1. Adobe Acrobat DCをインストール→pdf内の文字をテキスト化できるソフトです。有料ソフトではありますが、無料体験期間が用意されているので、それを利用して使ってみてください。
2. Adobe Acrobat DCでスキャンしたpdfを読み込む→Adobe Acrobat DCを起動し、文書化したpdfを読み込ませます。
3. テキスト認識を実行する→pdfが読み込まれたら、｢スキャン補正｣→｢テキスト認識｣の順にクリック。事前に逆三角形のマークから、｢このファイル内｣を選択しておきましょう。
4. テキスト認識が実行される→実行前にはオプションが記載されているダイアログが表示されます。その中のオプションを、自分好みに設定しましょう。
5. テキストとして表示されているか確認→テキスト認識が完了したら、CTRL+Fで検索メニューを呼び出します。検索メニューからpdfに記載されている適当な文字列を検索し、ヒットしたら無事完了です。

プリンターはただプリントするだけでなく、文書をpdf化するスキャン機能なども付いています。スキャンの方法も簡単なので、使う時が来たらぜひこの記事を参考にして見てください。